Certes, la prise de décision en équipe est moins rapide que lorsqu’elle est prise par un seul individu. Chacun doit s’exprimer, il faut organiser des rencontres, produire des comptes-rendus, gérer des situations conflictuelles, et tout cela coûte cher.  Dans certains cas, il peut même être risqué de communiquer toutes les informations nécessaires.

Pourtant, nous avons la conviction que ça vaut la peine. Nous croyons que les décisions seront plus éclairées car plus d’information sera partagée et prise en considération. Ensemble, le groupe trouvera plus d’idées et de solutions possibles pour résoudre un problème. Prendre des décisions en équipe permet aussi de favoriser une compréhension commune du contexte et des raisons derrière la décision qui est prise. Et tout cela aide surtout pour la suite : l’exécution de la décision sera facilitée parce que les gens auront participé activement aux choix qui ont été faits. Sans implication, il est très difficile d’aller chercher un réel engagement.

Dans un contexte Agile, c’est d’autant plus important qu’on cherche à obtenir des équipes réellement auto-organisées.

Or, comment rendre efficace cette prise de décision en groupe? Selon nous, il y a 3 choses très importantes à garder en tête :

1. Bien clarifier les attentes. Qui prend les décisions dans une sphère d’activité?
2. Utiliser le bon outil au bon moment. Le vote « oui / non » est le plus connu, mais est-il le plus efficace, celui qui amène aux meilleures décisions?
3. Faire un suivi.  Comment avoir un retour optimal sur tout ce temps investi en prise de décision?

En collaboration avec Vincent Cléroux de Pyxis Technologies, nous avons rassemblé dans cette présentation beaucoup d’outils et de modèles qui vous aideront à obtenir une équipe qui est efficace dans sa prise de décision.

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“The opposite of play is not work. The opposite of play is depression.” - Dr. Stuart Brown, in a magnificent TED talk on the importance of play (posted here in case you haven’t already seen it):

I know that I overuse the word “magic” to describe what happens during LEGO Serious Play (LSP), but I can’t stop myself. When a group of people sit around a table, each outfitted with a little box of fairly unremarkable plastic bricks, and start building as a way of exploring a topic of common interest, what happens really is magic: the stories, the laughter, the incredible richness of thought and feeling that can be expressed through just a few minutes of assembling LEGO models and sharing a brief story is dazzling, every single time. Magical, really.

Except it’s not ‘magic’ – no illusions, no trickery, no magic wands. LEGO Serious Play is a deliberate application of basic learning theory and structured facilitation in order to foster creativity and engagement in a business setting. The methodology was initially developed in the mid-1990s by Johan Roos and Bart Victor, then professors at the prestigious IMD business college in Switzerland. They experimented with running strategic visioning exercises with leadership teams in a diverse range of enterprises (the LEGO company being one of them), and after initial successful experiments they approached LEGO for sponsorship for a commercial application of their practices. Thus began LEGO Serious Play, originally a proprietary methodology but now an open-source technology shared under a Creative Commons license.

On the surface, Strategic Play using the LEGO Serious Play approach seems ridiculously simple: a facilitator leads a group of people through a quick-paced series of building challenges in response to a few carefully-chosen questions focused on a topic of common interest, perhaps a team problem, or a recent project, or ideas for pursuing a new opportunity. Everyone builds for just a few minutes, then everyone tells a quick story about their model. Participants can ask clarifying questions only about each other’s models. Not exactly rocket science (although my favourite LSP case study is how NASA made use of LSP to bring a engineering safety team together in the wake of the Challenger disaster )

LSP is, however, grounded strongly in learning theory and epistemology. It draws heavily on the learning theories of constructivism & constructionism, an understanding of play as an important adult behaviour for social bonding, creativity and storymaking, and three different kinds of imagination (descriptive, creative and challenging. There is an excellent paper on the The Science of LEGO Serious Play that describes how the LSP concept was developed based on these principles. Current research into play, such as Dr. Stuart Brown’s intriguing book Play, further supports the premises that creativity and exploration are critical for problem solving, and that play is a necessary adaptive behaviour for all humans to develop social relationships and find creative ways of adapting to complex and changing environments.

LSP works because it engages participants. Everyone builds, everyone talks – people are eager to make and share stories. It works because “thinking with your hands” inspires creativity, and encourages focusing on the most important thoughts and feelings on the topic at hand when building metaphorical representations of complex ideas. It works because the quick pace keeps the conversation moving and forthright – you don’t have time to “have a meeting with yourself” to over-rotate on how to shape and spin your story.

And, perhaps most importantly, LSP is fun!  Building and story-telling is fun – there’s a lot of laughter, and I’ve seen some pretty silly things represented in LEGO in order to illustrate a point of view. Emotions can run strong: at a memorable team-building session for a corporate client, one group of participants were on the verge of tears while telling their stories, because they were sharing some important truths with each other.  A  participant at a conference workshop told me that “I can’t wait to go home and try this with my wife!” (ulp!  I really need to put a ‘professional driver on a closed course – do not try this at home’ message in my presentation). Some people are initially put off by the playfulness of the activity - I’ve run several sessions where people have told me afterwards that initially they were skeptical of the whole idea, but after taking part in a modelling session, they get it.

Powerful, generative, creative and fun.  Magic!

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Me voilà de retour à la maison, verre de vin à la main, en train de repenser à toute la générosité de François Beauregard à sa présentation de ce soir à Agile Montréal.  La phrase-choc du jour : « le leader a l’organisation qu’il mérite ». Électrochoc.

Les organisations n’ont jamais été aussi complexes. Les sujets de réflexion sont complexes, les situations sont complexes, et au centre, les gens sont uniques. Chaque être humain a ses limites et sa façon de réagir. Paradoxalement, je vais tomber dans le piège de la simplification, mais je me lance quand même dans cette piste réflexion, je verrai plus tard si elle me mène quelque part.

Dans le coin Rouge, certaines personnes réagissent bien à l’Agilité. Pour certaines, dont moi et la plupart de mes collègues coach, la découverte de l’Agilité est un grand « AAAAAAAHHHHH, enfin! », une découverte d’une façon rigoureuse et naturelle de gérer les projets, en se rapprochant du « gros bon sens ». Le fameux « Inspect & Adapt » de l’agilité, apprendre par l’expérience, s’améliorer de façon continue : voilà qui est sain! Ces personnes, on n’a pas à les convaincre, on a souvent l’impression qu’ils sont tombés dedans étant petits. Par l’agilité, on les sort d’un marasme vécu pendant plusieurs années à chercher leur bonheur dans le travail. Ils n’ont jamais été heureux à faire ce qu’on leur demandait de faire, parce que soyons réalistes, « c’est la meilleure façon de se tromper, les gestionnaires sont loin du terrain ».

Dans le coin Bleu, d’autres réagissent très mal. Peut-être est-ce ceux qui ont été conditionnés toute leur vie à avoir la bonne réponse à la question en échange d’une étoile? Toujours est-il que ce sont des personnes qui sont moins tolérantes au risque, qui ne se permettent pas les erreurs, qui aiment voir venir les problèmes avant qu’ils arrivent. Ce sont des personnes qui sont confortables à se faire dire quoi faire, parce que soyons réalistes, « ce n’est pas ma faute si c’est pas sur la bonne chose que je travaille, mon patron m’a dit de le faire ».

Ces personnes du coin Bleu ont du mal à être interpelés par l’agilité, et surtout par des coach Agiles « naturels ». Certains « naturels » ont du mal à imaginer que les autres ne trouvent pas ça génial. Je le sais, je l’ai fait longtemps. Dans ce contexte où les coachs ont des valeurs tellement aux antipodes des gens qu’ils accompagnent, arrivera-t-on à construire un pont pour l’Agilité (la vraie, pas la simili sans viande) au-dessus du fossé entre les convertis et la masse d’adoption?

Selon moi, là est toute la beauté des méthodes empiriques : elles sont là pour s’adapter à n’importe quelle équipe. Et surtout, à ses équipiers. Mais ça demande tout un travail qui ne s’accomplit pas en quelques semaines, il faut prendre le temps et ne jamais cesser de se poser des questions. Et ça prend de bons guides. Des empêcheurs de tourner en rond. Et des gestionnaires compréhensifs qui se concentrent sur autre chose que la performance et l’efficacité et l’extinction de feux.

Quelle est la meilleure façon pour que chacun, avec toute sa complexité et toute sa personnalité, s’accomplisse dans son travail? Comment les amener tous « on the edge » afin qu’ils soient challengés de façon constante? Ce sont là des questions qui sont très loin du « comment faire augmenter la vélocité de mon équipe? »; ce sont les questions que j’aurai en tête tous les jours.

Je ne pense pas trouver de réponse aujourd’hui, ni demain. Mais comme on le sait en lisant sur les « powerful questions », la question est tellement plus importante que la réponse…

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I’m very much looking forward to participating in Play4Agile 2012 in Germany next month.  Last year’s inaugural event was such an amazing experience that registration for this year’s unconference sold out in less than 12 hours.   I registered for p4a11 one year ago today, thinking that I would take a bit of a busman’s holiday – fly to Germany for a weekend (!?!), meet some interesting people over some good beer, and hopefully learn a new game or two to use with the teams I work with.

At last year’s event, I definitely learned a few new games.  I also helped create 2 new games with people from 4 different countries, taking challenging ideas from concept to a first play test in less than 5 hours, and learned some great stuff about game design along the way.  I experienced the magic of LEGO Serious Play for the first time. And I met wonderful people: there were many gifted coaches there who shared their wisdom and experience through Open Space sessions, during shared meals, and over beers into the wee hours of the morning.   The energy and spirit of the event was astonishing – despite having slept very little because of the time difference, I returned home revitalized, refreshed and raring to go.

So what will this year’s event bring?  The theme for this year’s event is “High PLAYformance for Agile teams”. I believe that play is a critical component for successful teams, and I’m hoping to get some ideas for how to bring more playfulness into day-to-day work.  I’m really looking forward to meeting up with the Europe-based StrategicPlay gang again and doing more cool things with LEGO.  I’m especially looking forward to the evenings in the bar at the SeminarZentrum Rückersbach, where the days will be discussed over Werewolf or Smallworld or Bausack.  I know it will be a great unconference – the only challenge will be figuring out how to get enough sleep to make the most of it.

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