Au printemps 2014, chez w.illi.am, les employés étaient très motivés, très fiers de leur travail, mais il y avait des problèmes de délai et bien souvent la firme devait absorber les augmentations de budget pour les projets avec des clients externes, des clients qui ne partageaient pas nécessairement les ambitions de w.illi.am d’aller vers des méthodes de travail plus flexibles et plus transparentes.
Au fil des années, les équipes avaient mis en place organiquement des processus agiles sur certains projets. Mais on ressentait le besoin de se structurer davantage, d’impliquer davantage les clients. Sachant cela, l’équipe de direction a décidé de s’associer avec un coach Agile : Stéphane Lécuyer, un des coachs d’Agile Partnership.
Stéphane a fait une courte intervention chez w.illi.am à l’été 2014. Il a travaillé avec la direction, il a démarré 2 projets et a accompagné l’équipe et son client pour l’un d’entre eux, le projet CALEO.
Projet CALEO pour le client CASA
Le client CASA proposait un projet très innovant dans sa nature. Ils étaient ouverts à des façons de faire différentes et avaient une très vague idée de ce dont il avait besoin; l’Agilité semblait donc toute indiquée. On avait la conviction qu’il serait utile d’impliquer l’équipe complète avec le client (externe), et ce dès les premières rencontres d’idéation, alors c’est ce qui est arrivé.
On a fait un démarrage de projet (de type LiftOff) : pendant 3 jours, avec le client sur place, on a discuté de la vision, des grands objectifs d’affaires, puis on a élaboré le « carnet de produit » afin d’être prêts à démarrer le premier sprint. On a même donné des dollars de Monopoly aux clients pour les inciter à prioriser en reliant la valeur d’affaires des « récits utilisateurs » aux grands objectifs d’affaires qui venaient d’être élaborés.
Pendant le démarrage, les clients se sont aperçus qu’ils auraient à débourser 2 fois le montant prévu pour avoir ce qu’ils jugeaient comme leur minimum acceptable. Après un choc dont ils ont failli ne pas revenir, ils ont choisi de faire confiance à w.illi.am car ils savaient qu’il n’y avait pas de marge gonflée dans les estimations : ces trois jours avaient permis de bâtir une confiance en l’équipe. Ils ont donc décidé de débuter le projet.
Après 2 sprints de 3 semaines, le client a fait des changements majeurs à son modèle d’affaires dûs à la réalité changeante de son marché. Suite à ces changements, très peu de code a dû être refait, et rien n’a été jeté à la poubelle.
« C’est fou, normalement on aurait fait une analyse de un ou deux mois et tout aurait dû être recommencé »
– Simon Bélanger, VP Technologie, w.illi.am)
Après quelques sprints, les clients faisaient réellement partie de l’équipe : ils s’adressaient aux développeurs directement. Les développeurs se sont tellement approprié la vision qu’ils arrivaient à prendre des décisions au quotidien en se référant aux objectifs d’affaires. Et ils étaient tellement impliqués qu’ils arrivaient avec des solutions innovatrices auxquelles ils avaient réfléchi dans leurs temps libres.
Le projet a duré 6 mois; il a été réalisé par une équipe dédiée, multidisciplinaire et autonome. Le plus gros gain est très certainement que le client a été impliqué à toutes les itérations et a pu faire des approbations de façon immédiate ou des changements au périmètre. La mise en production s’est faite sans trop de surprises en février 2015 et le client attend d’avoir plus d’utilisateurs pour débloquer le budget pour une Phase 2 avec l’équipe de w.illi.am.
L’équipe, de son côté, a apprécié particulièrement le travail d’équipe, l’énergie et les idées qui fusaient de toute part.
Répercussions sur l’entreprise
Ce projet est le plus grand succès de l’année 2015. L’intervention de Stéphane et la conduite Agile de ce projet vers une réussite à tous les niveaux ont inspiré le reste de l’entreprise.
Par exemple, pour accompagner leurs clients dans les premières étapes d’élaboration des produits, ils ont pris le meilleur de l’Agilité et du Design Thinking pour élaborer une approche structurée et innovatrice qui permet de faire de l’exploration d’idées avec des cycles de feedbacks très fréquents. Toutes les disciplines sont impliquées dans les premières rencontres, autant les développeurs que les spécialistes UX, car ils possèdent tous un angle de vue différents sur le problème à solutionner. C’est ce qui fait la force de leur travail d’équipe.
« Sans Coach Agile externe pour nous réenligner, nous avons pris certains mauvais plis. Nous avions vraiment sous-estimé l’importance de l’expertise externe et l’attraction vers les anciennes méthodes et les anciens réflexes»
– Simon Bélanger, VP Technologie, w.illi.am)