Dans vos réunions, avez-vous déjà constaté les symptômes suivants?

• Les gens challengent souvent l’importance de leur présence aux réunions
• Les décisions de rencontres passées sont souvent reconsidérées
• Les gens présents oublient les décisions qui ont été prises
• Certaines personnes présentes n’ont pas compris que des décisions avaient été prises à la réunion
• Tout le monde arrive dans la rencontre avec sa pile de papier
• Tout le monde prend des notes personnelles
• Chacun attend la fin de la réunion pour se prononcer sur ce qui s’est passé
• Une seconde rencontre doit avoir lieu pour la mise en commun des notes prises individuellement

Depuis des années, surtout dans des organisations où il y a beaucoup de comités, j’entends souvent que les membres d’une équipe de projet passent «leur vie en réunion» et qu’heureusement qu’il y a les lunchs et les soirs pour travailler, sinon rien n’avancerait. Selon moi, une bonne partie de cette perception vient du fait que leur définition de «travail» de s’applique pas (encore) aux réunions. Si on n’y produit rien, si rien n’est écrit, si rien n’est statué, on n’a pas avancé. Et ils n’ont pas tort…

Mais comme je crois fondamentalement que le travail d’équipe peut être performant, voici 4 axes qui fonctionnent très bien pour moi et qui pourraient vous aider à améliorer l’efficacité de vos rencontres. ATTENTION! L’équipe pourrait expérimenter ces effets secondaires : amélioration du sentiment d’accomplissement au travail, prise de décision efficace, élimination du bruit relié aux insatisfactions et rythme soutenable…

1.     Nommer un facilitateur

Il sera très utile de nommer quelqu’un qui a la responsabilité de recentrer la discussion et de faire sortir les opinions de tous. Quelqu’un qui s’assure que des objectifs sont énoncés et que le groupe va dans la bonne direction pour les atteindre. Quelqu’un qui comprend très bien le contenu des discussions et qui peut diplomatiquement les interrompre quand elles sont hors focus. Finalement, quelqu’un qui est responsable de s’assurer qu’il y a un compte-rendu (si nécessaire) et que les points d’actions (s’ils ont été énoncés) sont suivis.

2.    Comprendre ensemble les résultats

Quand chacun repart avec la même compréhension des résultats de la rencontre, il y a beaucoup plus de chances que la rencontre ait été perçue comme utile.

De plus, la mémoire, teintée par la perception toute personnelle des participants à la rencontre, n’est pas fiable. Chacun peut avoir pensé qu’il a parlé de son point, mais en réalité, si cette opinion n’a pas été notée et suivie en point d’action, ou au moins discutée, il y a beaucoup de chances qu’elle ait été considérée pendant quelques minutes puis oubliée.

Il est très utile que quelqu’un prenne des notes sur un grand tableau blanc ou sur du papier. Comme chacun peut voir ce qui est noté, et donc retenu, des discussions d’ajustement peuvent avoir lieu sur le fait.

3.     Rendre visible les contributions

Personne n’a réellement envie de prendre 1h de son temps pour se sentir utile pendant 2 minutes. Alors si c’est votre choix en tant qu’équipe d’inciter les gens à être aux rencontres «pour écouter», c’est parfait, mais assurez-vous que ces contributions sont vraiment perçues comme étant essentielles.

L’utilisation de la « loi des deux pieds » peut être envisagée dans certaines organisations : « Si vous n’êtes en train ni d’apprendre, ni de contribuer, passez à autre chose !». Cela a pour effet de responsabiliser les participants sur le niveau de qualité attendu des rencontres. Et comme personne n’est forcé de rester, il est plus difficile de se plaindre.

4.     Travailler directement sur les fichiers du projet

En scrum, les planifications de sprint sont satisfaisantes en général. Elles permettent de générer une liste des tâches pour le sprint. C’est du concret: c’est du papier ou une liste informatisée qui va évoluer pendant tout le sprint.

En général, si l’équipe a accès, dans la salle de réunion, à au moins un ordinateur qui a accès aux documents du projet pour les modifier live, ça leur évite l’étape intermédiaire de la prise de notes et l’éventuelle retranscription. Non seulement cette tactique permet de sauver du temps après la rencontre, mais elle permet d’améliorer grandement le sentiment d’accomplissement. L’accès à Internet permet également de fermer rapidement certaines discussions, en allant tout simplement consulter une ressource fiable connue de l’équipe.

Si les équipiers ont chacun un portable et un accès wi-fi partout pour transporter avec eux leurs outils de travail et leur environnement de développement, c’est encore mieux.